Collaboration dans le cadre d'une initiative propre
De la gestion du parc automobile à l'informatique : pour de nombreuses questions, les assistants sont les premiers interlocuteurs dans les succursales et les projets. Ils veillent à ce que "la boutique tourne". Dans le groupe d'équipes Power Assistenz, les assistantes et assistants de toute l'Allemagne cherchent des moyens de relever efficacement les défis ensemble. Katrin Voigt a lancé cette initiative avec deux collègues.
Les assistants en Allemagne ne travaillent pas seulement pour des divisions et des projets différents, ils sont aussi répartis dans tout le pays - de Hambourg, Berlin, Leipzig et Cologne à Munich et Fribourg, en passant par Raunheim et Nuremberg. Et pourtant, ils sont confrontés à des défis similaires. Comme par exemple en ce qui concerne l'infrastructure informatique. "Qu'il s'agisse de l'installation, de l'accès aux programmes, du suivi des systèmes de gestion des données ou de la commande d'ordinateurs : nous sommes le premier interlocuteur pour de nombreuses questions informatiques, notamment en cas de problèmes. Cela signifie pour nous que nous devons être compétents dans tous les programmes", explique Katrin Voigt, assistante de la succursale de Nuremberg pour la division Civil Engineering.
Un outil efficace pour trouver des solutions
Mais comment les assistantes et assistants parviennent-ils à toujours savoir ce qui fonctionne et comment, parmi toutes les mises à jour, modifications et nouveaux outils, et à aider les autres à "faire tourner la boutique" ? Katrin Voigt a lancé de sa propre initiative, avec Michaela Jansen de Berlin et Sabrina Paworski du bureau de Munich, le groupe d'équipe Power Assistance, dont elle est l'animatrice. "La collaboration transversale est importante pour nous : nous avons souvent les mêmes questions. Mais il nous manquait une plateforme d'échange. Maintenant, nous avons cet outil avec notre groupe d'équipes", explique Katrin Voigt. Et pas seulement pour l'informatique.
Économiser des ressources et des coûts
La gestion du parc automobile, le marketing, la comptabilité ou les ressources humaines sont également des sujets brûlants. L'éventail est aussi large que les domaines d'activité des assistantes et assistants d'aujourd'hui. Le groupe d'équipes fait régulièrement appel à des conférenciers invités d'Implenia pour relever des défis spécifiques et cherche, si nécessaire, de nouvelles voies pour optimiser les processus et économiser ainsi des ressources et des coûts. "Cela ne facilite pas seulement notre travail, mais profite à l'ensemble de l'entreprise", souligne Katrin Voigt.
Power Assistenz veut créer de la valeur ajoutée de manière transversale - avec un concentré de compétences en back-office. Entre-temps, 70 assistantes et assistants ont rejoint le groupe Teams. Avec l'initiative personnelle, le groupe vit la collaboration, l'une des cinq valeurs d'entreprise d'Implenia, dans son travail quotidien.
Power Assistenz est actif depuis octobre 2020. "Au début, il s'agissait de lever les inhibitions et d'instaurer la confiance", raconte Katrin Voigt. "Car si nous voulons apprendre et profiter les uns des autres, nous devons aussi aborder et mettre sur la table des choses qui ne se sont peut-être pas bien passées".
Des informations pertinentes en un coup d'œil
Entre-temps, le forum est également devenu un pool d'informations pour les assistantes et les assistants : Les membres y trouvent non seulement les procès-verbaux des réunions, mais aussi - de manière bien structurée et facilement accessible - les responsabilités, les personnes à contacter pour les projets ou les liens vers des documents importants et des informations pertinentes pour l'assistance. De divers côtés, l'attention a été attirée sur cette initiative personnelle. Et peut-être que cela deviendra un modèle qui fera école au sein de l'entreprise.
