Vom Fuhrparkmanagement bis IT: Für viele Fragen sind Assistenzen in den Niederlassungen und Projekten die erste Ansprechperson. Sie sorgen dafür, dass «der Laden läuft». In der Teams Gruppe Power Assistenz suchen die Assistentinnen und Assistenten aus ganz Deutschland nach Wegen, um Herausforderungen gemeinsam effizient anzupacken. Katrin Voigt hat die Initiative zusammen mit zwei Kolleginnen ins Leben gerufen.
Die Assistentinnen und Assistenten in Deutschland arbeiten nicht nur für unterschiedliche Divisionen und Projekte, sondern sind auch über das ganze Land verteilt – von Hamburg, Berlin, Leipzig und Köln, über Raunheim und Nürnberg bis nach München und Freiburg. Und dennoch kämpfen sie mit ähnlichen Herausforderungen. Wie zum Beispiel beim Thema IT-Infrastruktur. «Ob Einrichtung, Zugänge zu Programmen, Betreuung von Datenmanagement-Systemen oder Bestellung von Rechnern: Wir sind bei vielen IT-Fragen die erste Ansprechperson, gerade auch, wenn es Probleme gibt. Das heisst für uns: Wir müssen in allen Programmen fit sein», erklärt Katrin Voigt, Assistentin Niederlassung Nürnberg für die Division Civil Engineering.
Ein effizientes Werkzeug, um Lösungen zu finden
Doch wie schaffen es die Assistentinnen und Assistenten, bei all den Updates, Änderungen und neuen Tools stets zu wissen, was wie läuft, und die andern dabei zu unterstützen, dass «der Laden läuft»? Katrin Voigt startete zusammen mit Michaela Jansen aus Berlin und Sabrina Paworski von der Geschäftsstelle München auf eigene Initiative die Teams-Gruppe Power Assistenz und moderiert diese. «Die übergreifende Zusammenarbeit ist für uns wichtig: Wir haben oft dieselben Fragestellungen. Doch eine Plattform für den Austausch fehlte uns. Jetzt haben wir dieses Werkzeug mit unserer Teams-Gruppe», sagt Katrin Voigt. Und zwar nicht nur für IT.
Ressourcen und Kosten sparen
Auch beim Fuhrparkmanagement, beim Marketing, beim Rechnungswesen oder beim Personalwesen gibt es immer wieder brennenden Themen. Die Palette ist so gross, wie es die Aufgabengebiete der Assistentinnen und Assistenten heutzutage sind. Immer wieder zieht die Teams-Gruppe zu spezifischen Herausforderungen Gastredner von Implenia hinzu und sucht wo nötig neue Wege, um Abläufe zu optimieren und auf diese Weise Ressourcen und Kosten zu sparen. «Dies erleichtert nicht nur uns die Arbeit, sondern das kommt der gesamten Unternehmung zugute», betont Katrin Voigt.
Power Assistenz will übergreifend Mehrwert schaffen – mit geballter Backoffice-Kompetenz. Mittlerweile haben sich 70 Assistentinnen und Assistenten der Teams-Gruppe angeschlossen. Mit der Eigeninitiative lebt die Gruppe Kollaboration, einen der fünf Unternehmenswerte von Implenia, in ihrer täglichen Arbeit.
Seit Oktober 2020 ist Power Assistenz aktiv. «Anfänglich ging es darum, Hemmschwellen ab- und Vertrauen aufzubauen», erzählt Katrin Voigt. «Denn wenn wir voneinander lernen und profitieren wollen, müssen wir auch Dinge ansprechen und auf den Tisch legen, die vielleicht nicht so gut gelaufen sind.»
Relevante Informationen auf einen Blick
Mittlerweile ist das Forum für die Assistentinnen und Assistenten auch zu einem Informationspool geworden: Hier finden die Mitglieder nicht nur Protokolle der Meetings, sondern – gut strukturiert und einfach zugänglich – auch Verantwortlichkeiten, Ansprechpartner für die Projekte oder Links zu wichtigen Unterlagen und für die Assistenz relevanten Informationen. Von verschiedener Seite ist man auf die Eigeninitiative aufmerksam worden. Und vielleicht wird es zu einem Modell, das innerhalb des Unternehmens Schule macht.
