Dalla gestione della flotta all'IT: per molte domande, gli assistenti delle filiali e dei progetti sono il primo punto di contatto. Si assicurano che "il negozio funzioni". Nel gruppo di lavoro Power Assistance, assistenti provenienti da tutta la Germania stanno cercando modi per affrontare insieme le sfide in modo efficiente. Katrin Voigt ha avviato l'iniziativa insieme a due colleghi.
Gli assistenti in Germania non solo lavorano per diverse divisioni e progetti, ma sono anche sparsi in tutto il Paese: da Amburgo, Berlino, Lipsia e Colonia, a Raunheim e Norimberga, a Monaco e Friburgo. Eppure si trovano ad affrontare sfide simili. Come la questione dell'infrastruttura IT, ad esempio. "Sia che si tratti di configurare, accedere ai programmi, occuparsi dei sistemi di gestione dei dati o ordinare i computer: siamo il primo punto di contatto per molte questioni informatiche, soprattutto in caso di problemi. Per noi, questo significa: dobbiamo essere adatti a tutti i programmi", spiega Katrin Voigt, Assistente della Filiale di Norimberga per la Divisione Ingegneria Civile.
Uno strumento efficiente per trovare soluzioni
Ma come fanno gli assistenti a sapere sempre cosa sta funzionando e come, con tutti gli aggiornamenti, le modifiche e i nuovi strumenti, e a supportare gli altri in modo che "tutto fili liscio"? Katrin Voigt, insieme a Michaela Jansen di Berlino e Sabrina Paworski dell'ufficio di Monaco, ha creato di propria iniziativa il gruppo di lavoro Power Assistance e lo modera. "La cooperazione trasversale è importante per noi: spesso abbiamo le stesse domande. Ma ci mancava una piattaforma di scambio. Ora abbiamo questo strumento con il nostro gruppo di lavoro", dice Katrin Voigt. E non solo per l'IT.
Risparmiare risorse e costi
Ci sono sempre questioni scottanti anche nella gestione del parco macchine, nel marketing, nella contabilità o nelle risorse umane. La gamma è tanto ampia quanto lo sono oggi le aree di responsabilità degli assistenti. Il gruppo di lavoro si rivolge di volta in volta a relatori ospiti di Implenia per affrontare sfide specifiche e, se necessario, cerca nuovi modi per ottimizzare i processi e risparmiare così risorse e costi. "Questo non solo facilita il nostro lavoro, ma va a vantaggio dell'intera azienda", sottolinea Katrin Voigt.
Power Assistance vuole creare valore aggiunto in tutti i settori, concentrando le competenze del back-office. Nel frattempo, 70 assistenti si sono uniti al gruppo Teams. Con la loro iniziativa, il gruppo vive la collaborazione, uno dei cinque valori aziendali di Implenia, nel lavoro quotidiano.
Power Assistance è attivo dall'ottobre 2020. "All'inizio si trattava di abbattere le inibizioni e costruire la fiducia", dice Katrin Voigt. "Perché se vogliamo imparare e trarre vantaggio l'uno dall'altro, dobbiamo anche affrontare e mettere sul tavolo le cose che potrebbero non essere andate così bene".
Informazioni rilevanti a colpo d'occhio
Nel frattempo, il forum è diventato anche un bacino di informazioni per gli assistenti: Qui i membri possono trovare non solo i verbali delle riunioni, ma anche - ben strutturati e facilmente accessibili - le responsabilità, le persone di contatto per i progetti o i link a documenti e informazioni importanti per l'assistente. Le persone sono venute a conoscenza dell'iniziativa da più parti. E forse diventerà un modello che creerà un precedente all'interno dell'azienda.
