Från fleet management till IT: för många frågor är assistenterna i filialerna och projekten den första kontaktpunkten. De ser till att "butiken fungerar". I Power Assistance-teamgruppen letar assistenter från hela Tyskland efter sätt att effektivt ta itu med utmaningar tillsammans. Katrin Voigt startade initiativet tillsammans med två kollegor.
Assistenterna i Tyskland arbetar inte bara för olika divisioner och projekt, utan är också spridda över hela landet - från Hamburg, Berlin, Leipzig och Köln, till Raunheim och Nürnberg, till München och Freiburg. Och ändå kämpar de med liknande utmaningar. Som till exempel frågan om IT-infrastruktur. "Oavsett om det handlar om att ställa in, komma åt program, ta hand om datahanteringssystem eller beställa datorer: Vi är den första kontaktpunkten för många IT-frågor, särskilt när det finns problem. För oss betyder det att vi måste vara med i alla program", förklarar Katrin Voigt, biträdande kontorschef i Nürnberg för divisionen Civil Engineering.
Ett effektivt verktyg för att hitta lösningar
Men hur gör assistenterna för att alltid veta vad som pågår och hur, med alla uppdateringar, ändringar och nya verktyg, och för att stödja de andra så att "allt går smidigt"? Katrin Voigt, tillsammans med Michaela Jansen från Berlin och Sabrina Paworski från Münchenkontoret, startade Power Assistance-teamgruppen på eget initiativ och modererar den. "Tvärgående samarbete är viktigt för oss: vi har ofta samma frågor. Men vi saknade en plattform för utbyte. Nu har vi det här verktyget med vår teamgrupp", säger Katrin Voigt. Och inte bara för IT.
Sparar resurser och kostnader
Det finns också alltid brännande frågor inom fleet management, marknadsföring, redovisning eller personalfrågor. Spännvidden är lika stor som assistenternas ansvarsområden numera är. Om och om igen kallar teamgruppen in gästtalare från Implenia för att ta itu med specifika utmaningar och, vid behov, leta efter nya sätt att optimera processer och därmed spara resurser och kostnader. "Detta underlättar inte bara vårt arbete, utan gynnar också hela företaget", betonar Katrin Voigt.
Power Assistance vill skapa mervärde över hela linjen - med koncentrerad backoffice-kompetens. Under tiden har 70 assistenter anslutit sig till Teams-gruppen. Med sina egna initiativ lever gruppen samarbete, ett av Implenias fem företagsvärden, i sitt dagliga arbete.
Power Assistance har varit aktivt sedan oktober 2020. "I början handlade det om att bryta ner hämningar och bygga förtroende", säger Katrin Voigt. "För om vi vill lära oss och dra nytta av varandra måste vi också ta itu med saker och lägga dem på bordet som kanske inte har gått så bra."
Relevant information i en överblick
Under tiden har forumet också blivit en informationspool för assistenterna: Här kan medlemmarna inte bara hitta mötesprotokoll, utan också - välstrukturerat och lättillgängligt - ansvarsområden, kontaktpersoner för projekten eller länkar till viktiga dokument och information som är relevant för assistenten. Människor har blivit medvetna om initiativet från olika håll. Och kanske kommer det att bli en modell som skapar ett prejudikat inom företaget.
