Fra flåtestyring til IT: For mange spørsmål er assistentene i filialene og prosjektene det første kontaktpunktet. De sørger for at "butikken går rundt". I Power Assistance-teamgruppen leter assistenter fra hele Tyskland etter måter å løse utfordringer på sammen. Katrin Voigt startet initiativet sammen med to kolleger.
Assistentene i Tyskland jobber ikke bare i ulike divisjoner og prosjekter, de er også spredt over hele landet - fra Hamburg, Berlin, Leipzig og Köln til Raunheim og Nürnberg, München og Freiburg. Likevel sliter de med de samme utfordringene. For eksempel når det gjelder IT-infrastruktur. "Enten det gjelder oppsett, tilgang til programmer, vedlikehold av datahåndteringssystemer eller bestilling av datamaskiner: Vi er det første kontaktpunktet for mange IT-spørsmål, spesielt når det oppstår problemer. For oss betyr det at vi må passe inn i alle programmer", forklarer Katrin Voigt, assisterende avdelingsleder for anleggsdivisjonen i Nürnberg.
Et effektivt verktøy for å finne løsninger
Men hvordan klarer assistentene å alltid vite hva som skjer og hvordan, med alle oppdateringer, endringer og nye verktøy, og å støtte de andre slik at "alt går knirkefritt"? Katrin Voigt, sammen med Michaela Jansen fra Berlin og Sabrina Paworski fra München-kontoret, startet Power Assistance-teamgruppen på eget initiativ og leder den. "Tverrfaglig samarbeid er viktig for oss: Vi har ofte de samme spørsmålene. Men vi manglet en plattform for utveksling. Nå har vi dette verktøyet med teamgruppen vår", sier Katrin Voigt. Og ikke bare for IT.
Sparer ressurser og kostnader
Også innen flåtestyring, markedsføring, regnskap og HR er det alltid brennende spørsmål. Spennvidden er like stor som assistentenes ansvarsområder er i dag. Med jevne mellomrom henter teamgruppen inn gjesteforelesere fra Implenia for å ta opp spesifikke utfordringer, og der det er nødvendig, leter de etter nye måter å optimalisere prosessene på og dermed spare ressurser og kostnader. "Dette gjør ikke bare arbeidet vårt enklere, men kommer også hele selskapet til gode", understreker Katrin Voigt.
Power Assistance ønsker å skape merverdi over hele linjen - med konsentrert backoffice-kompetanse. I mellomtiden har 70 assistenter sluttet seg til Teams-gruppen. På eget initiativ lever gruppen ut samarbeid, en av Implenias fem verdier, i sitt daglige arbeid.
Power Assistance har vært aktivt siden oktober 2020. "Til å begynne med handlet det om å bryte ned hemninger og bygge tillit", sier Katrin Voigt. "For hvis vi ønsker å lære og dra nytte av hverandre, må vi også ta opp og legge ting på bordet som kanskje ikke har gått så bra."
Oversikt over relevant informasjon
I mellomtiden har forumet også blitt en informasjonsbank for assistentene: Her kan medlemmene ikke bare finne møtereferater, men også - godt strukturert og lett tilgjengelig - ansvarsområder, kontaktpersoner for prosjektene eller lenker til viktige dokumenter og informasjon som er relevant for assistenten. Folk har fått øynene opp for initiativet fra flere hold. Og kanskje blir det en modell som skaper presedens i selskapet.
